§ 1. 1. Zarządzenie określa:

1) metodykę zarządzania projektami, inicjatywami i programami z zakresu spraw działu administracji rządowej - informatyzacja, zwaną dalej „metodyką”, na którą składają się:

a) zarządzanie projektami, inicjatywami i programami z zakresu spraw działu administracji rządowej - informatyzacja obowiązujące w Ministerstwie Cyfryzacji oraz w jednostkach podległych Ministrowi Cyfryzacji lub przez niego nadzorowanych, zwanych dalej łącznie „resortem cyfryzacji”,

b) zatwierdzanie do realizacji projektów, inicjatyw i programów z zakresu spraw działu administracji rządowej - informatyzacja oraz faz ich realizacji,

c) zarządzanie portfelem projektów obowiązującym w resorcie cyfryzacji,

d) zadania, zasady działania i tryb pracy podmiotów odpowiedzialnych za realizację projektów, inicjatyw i programów z zakresu spraw działu administracji rządowej - informatyzacja;

2) skład Rady Portfela Ministra Cyfryzacji, zwanej dalej „Radą Portfela”.

2. Metodyka stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) projekcie - należy przez to rozumieć wyodrębnione z działalności resortu cyfryzacji, zorganizowane przedsięwzięcie ukierunkowane na wprowadzenie zmiany, spełniające łącznie następujące warunki:

a) stanowi sekwencję powiązanych ze sobą zadań, które mają wspólny cel i prowadzą do osiągnięcia określonej i mierzalnej zmiany,

b) zakłada dostarczenie w określonym czasie i budżecie unikalnych produktów, których wdrożenie ma prowadzić do osiągnięcia jednego lub więcej rezultatów lub korzyści,

c) wymaga współpracy komórek organizacyjnych resortu cyfryzacji lub ich współpracy z innymi urzędami lub podmiotami,

d) nie jest ograniczone do realizacji własnych zadań komórki organizacyjnej resortu cyfryzacji.

Projekt przed realizacją jest poprzedzany fazą pomysłu, a następnie jest realizowany w fazach: przygotowania, planowania, realizacji i zamykania oraz jest monitorowany po realizacji w fazie stabilizacji;

2) programie - należy przez to rozumieć przedsięwzięcie, które jest powoływane w resorcie cyfryzacji w celu zapewnienia sprawnej koordynacji istniejących już lub planowanych do realizacji projektów, inicjatyw i procesów, monitorowania ich korzyści oraz działań związanych z zarządzaniem danym przedsięwzięciem. Działania te powinny prowadzić do osiągnięcia w określonym czasie i w budżecie rezultatów lub korzyści wynikających z wytwarzanych produktów, jak i realizowanych projektów i inicjatyw w ramach danego programu. Program przed realizacją jest poprzedzany fazą pomysłu, a następnie jest realizowany w fazach: przygotowania, planowania, realizacji i zamykania;

3) inicjatywie - należy przez to rozumieć prowadzone w ramach działalności resortu cyfryzacji, poza projektem lub programem, zorganizowane przedsięwzięcie, ukierunkowane na wprowadzenie zmian, które mogą wpływać na osiągnięcie celów w ramach przedsięwzięć z portfela projektów. Inicjatywa przed realizacją jest poprzedzana fazą pomysłu, a następnie jest realizowana w fazach: planowania, realizacji i zamykania;

4) pomyśle - należy przez to rozumieć dokument koncepcyjny opracowywany przez pracownika resortu cyfryzacji, zawierający wstępne zdefiniowanie koncepcji osiągnięcia jakiegoś celu lub rozwiązania jakiegoś problemu prowadzącej do zmiany stanu, która może być realizowana w ramach projektu, inicjatywy lub programu, który stanowi podstawę do jego wstępnej oceny przez dyrektora komórki organizacyjnej resortu cyfryzacji właściwej merytorycznie dla danego pomysłu oraz potwierdzenia zasadności dalszych nad nim prac, prowadzących do opracowania wizji lub jego zaniechaniem;

5) wizji - należy przez to rozumieć dokument koncepcyjny opracowywany przez dyrektora komórki organizacyjnej resortu cyfryzacji właściwej merytorycznie dla danego pomysłu, zawierający główne jego założenia, który stanowi podstawę do podjęcia decyzji przez Przewodniczącego Rady Portfela, o którym mowa w § 3 ust. 3 pkt 1, o:

a) rozpoczęciu fazy przygotowania projektu lub programu,

b) rozpoczęciu fazy planowania inicjatywy,

c) odmowie zatwierdzenia wizji,

d) zakresie zmian w wizji oraz terminie ponownego przedstawienia wizji do zatwierdzenia;

6) portfelu projektów - należy przez to rozumieć zbiór przedsięwzięć: projektów, inicjatyw lub programów Ministra Cyfryzacji, realizowanych z zakresu spraw działu administracji rządowej - informatyzacja, które zostały zatwierdzone decyzją Rady Portfela;

7) karcie projektu lub programu - należy przez to rozumieć dokument zawierający podstawowe parametry projektu lub programu, który stanowi podstawę do podjęcia decyzji przez Przewodniczącego Rady Portfela, o którym mowa w § 3 ust. 3 pkt 1, o:

a) rozpoczęciu fazy planowania projektu,

b) rozpoczęciu fazy planowania programu,

c) odmowie zatwierdzenia karty projektu lub programu,

d) zakresie zmian w karcie projektu lub programu oraz terminie ponownego przedstawienia jej do zatwierdzenia;

8) rozwiązaniu informatycznym - należy przez to rozumieć urządzenie lub zespół urządzeń wraz oprogramowaniem, narzędziem lub usługą informatyczną umożliwiające przetwarzanie informacji w postaci elektronicznej, eksploatowane lub rozwijane w resorcie cyfryzacji.

§ 3. 1. Powołuje się Radę Portfela.

2. Rada Portfela jest organem funkcjonującym w Ministerstwie Cyfryzacji, odpowiedzialnym za strategiczne zarządzanie portfelem projektów.

3. W skład Rady Portfela wchodzą:

1) Przewodniczący Rady Portfela - Minister Cyfryzacji;

2) członkowie Rady Portfela:

a) sekretarze stanu w Ministerstwie Cyfryzacji,

b) podsekretarze stanu w Ministerstwie Cyfryzacji,

c) pełnomocnicy Ministra Cyfryzacji,

d) Sekretarz Rady Portfela - dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa Cyfryzacji, do zakresu zadań której należy prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Rady Portfela, monitorowaniem portfela projektów oraz aktualizacją i wsparciem wdrożenia metodyki,

e) Zastępca Sekretarza Rady Portfela - zastępca dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa Cyfryzacji, do którego zadań należy nadzór w obszarze realizacji spraw związanych z funkcjonowaniem Rady Portfela, monitorowaniem portfela projektów oraz aktualizacją i wsparciem wdrożenia metodyki,

f) dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Cyfryzacji,

g) dyrektorzy lub prezesi jednostek podległych Ministrowi Cyfryzacji lub przez niego nadzorowanych,

h) właściciele obszarów - właściciele kluczowych rozwiązań informatycznych, którymi są osoby powołane przez Przewodniczącego Rady Portfela, odpowiedzialne w resorcie cyfryzacji za zapewnienie utrzymania, rozwoju lub budowy rozwiązania informatycznego, które jest identyfikowane jako mające wpływ na inne przedsięwzięcia w resorcie cyfryzacji.

4. Zadania Rady Portfela określa metodyka.

§ 4. Obsługę prac Rady Portfela zapewnia Sekretarz Rady Portfela przy pomocy komórki organizacyjnej Ministerstwa Cyfryzacji, do zakresu zadań której należy prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Rady Portfela, monitorowanie portfela projektów oraz aktualizacja i wspieranie wdrożenia metodyki, zwanej dalej „Biurem Portfela”.

§ 5 . Projekty, inicjatywy lub programy, które w dniu wejścia w życie zarządzenia znajdują się w fazie pomysłu i nie posiadają zatwierdzonej przez Radę Portfela wizji, wymagają jej opracowania zgodnie z metodyką przez właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną resortu cyfryzacji przed rozpoczęciem kolejnej fazy oraz przekazania do zatwierdzenia Radzie Portfela.

§ 6. 1. Projekty lub programy, które w dniu wejścia w życie zarządzenia znajdują się w fazie przygotowania, planowania lub realizacji wymagają opracowania, zgodnie z metodyką, przez właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną resortu cyfryzacji, karty projektu lub karty programu, oraz przekazania ich do zatwierdzenia Radzie Portfela, w terminie 90 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia.

2. Inicjatywy, które w dniu wejścia w życie zarządzenia znajdują się w fazie planowania lub realizacji wymagają opracowania wizji zgodnie z metodyką, przez właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną resortu cyfryzacji oraz przekazania jej do zatwierdzenia Radzie Portfela, w terminie 90 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia.

§ 7. Decyzje Rady Portfela wydane na podstawie zarządzenia, o którym mowa w § 8, zachowują ważność.

§ 8. Traci moc zarządzenie nr 5 Ministra Cyfryzacji z dnia 27 lutego 2019 r. w sprawie zatwierdzania do realizacji oraz zarządzania projektami, programami i portfelem projektów w resorcie cyfryzacji (Dz. Urz. Min. Cyf. poz. 6, z 2020 r. poz. 5 oraz z 2021 r. poz. 20).

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia.