Jakie dokumenty i składki za zleceniobiorcę pracującego w czasie urlopu rodzicielskiego oraz wychowawczego

Pracownica przebywała na urlopie rodzicielskim do 14 września br. Następnie od 15 września przeszła na urlop wychowawczy (podstawa wymiaru składek to 3553,20 zł). Poinformowała płatnika, że w dniach 19‒30 września wykonuje umowę zlecenia. Jakie dokumenty do ZUS płatnik składek powinien za nią złożyć́?

odpowiedź

Pracodawca powinien złożyć za pracownicę raport ZUS RSA oraz ZUS RCA, w których wykaże zarówno wypłacony zasiłek macierzyński, jak i składki za okres urlopu wychowawczego. Umowa zlecenia zawarta w trakcie urlopu wychowawczego również wpływa na kwestię składek finansowanych z budżetu państwa.

Pracownik, który przebywa na urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim, może podjąć pracę zarobkową np. w ramach umowy zlecenia lub rozpocząć działalność gospodarczą. Zarówno stosunek pracy, jak i umowa zlecenia oraz działalność gospodarcza są tytułami do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Odrębnym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jest także przebywanie na urlopie wychowawczym lub pobieranie zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Osoby wykonujące umowę zlecenia lub prowadzące pozarolniczą działalność, spełniające jednocześnie warunki do objęcia ich obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, podlegają obowiązkowo tym ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku. Mogą one jednak dobrowolnie, na swój wniosek, być nimi objęte także z pozostałych, wszystkich lub wybranych tytułów. Natomiast pracownicy, członkowie spółdzielni, funkcjonariusze Służby Celnej spełniający jednocześnie warunki do objęcia ich obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obu tytułów.

Jeśli więc pracownik pobiera np. zasiłek macierzyński za czas urlopu rodzicielskiego udzielonego przez pracodawcę A i w czasie pobierania tego zasiłku podejmie zatrudnienie w firmie B, to podlega przymusowo ubezpieczeniom społecznym z obu tych tytułów.

Osoby pobierające zasiłek macierzyński nie podlegają ubezpieczeniom: chorobowemu i wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób pobierających zasiłek macierzyński stanowi kwota wypłaconego zasiłku. [przykłady 1 i 2]

Dodatkowa praca zarobkowa

W czasie urlopu wychowawczego pracownik ma prawo podjąć pracę zarobkową u dotychczasowego lub innego pracodawcy albo inną działalność, a także naukę lub szkolenie, jeżeli nie wyłącza to możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Wynika to wprost z art. 1862 kodeksu pracy. Zatem osoba na wychowawczym może podjąć współpracę zarówno ze swoim pracodawcą, np. na umowę zlecenia, jak i z zupełnie innym podmiotem. W zakresie ubezpieczeń jednak jej sytuacja jest odmienna niż w przypadku osoby pobierającej zasiłek macierzyński.

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym tylko wówczas, gdy nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie mają innych, dodatkowych tytułów powodujących obowiązek ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że w razie:

• podjęcia pracy na podstawie umowy zlecenia zawartej z własnym pracodawcą lub innym podmiotem albo zawartej z innym podmiotem, ale wykonywanej na rzecz własnego,
• podjęcia pracy na umowę o dzieło z własnym pracodawcą,
• założenia własnej działalności gospodarczej,
• urodzenia kolejnego dziecka w czasie urlopu wychowawczego,

‒ osoba ubezpieczeniom społecznym odpowiednio: jako zleceniobiorca - w ogóle nie podlega, jako przedsiębiorca - podlega z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (3553,20 zł) z zastrzeżeniem, że podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia (2257,50 zł). Składki finansuje w całości budżet państwa.

Osoby na urlopie wychowawczym obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, o ile nie podlegają temu obowiązkowi z innego tytułu. Jeśli nowy tytuł powstanie, to osoba zaczyna podlegać ubezpieczeniom z tego nowego źródła, a nie z tytułu urlopu wychowaw czego. Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Obecnie wynosi ono 620 zł. Składka jest miesięczna i niepodzielna.

Zgłaszanie i rozliczanie należności

Sposób wyliczania składek na te ubezpieczenia jest jednakowy dla wszystkich i wynoszą one w stosunku do podstawy:

• 19,52 proc. - emerytalna,
• 8 proc. - rentowa,
• 9 proc. - zdrowotna.

Zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz zdrowotnego z tytułu urlopu wychowawczego należy do obowiązków płatnika składek. Zgłoszenia dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA lub ZUS RZA z kodem tytułu ubezpieczenia 1211xx. Przekazanie tego raportu jest traktowane na równi ze zgłoszeniem do ubezpieczeń. Dodatkowo płatnicy składek są zobowiązani do przekazania za osoby przebywające na urlopie wychowawczym raportu ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 121 lub 122 (w przypadku urlopu na dziecko niepełno sprawne).

Jeżeli osoba przebywająca na urlopie wychowawczym poinformuje płatnika składek, że w okresie tego urlopu ma inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych bądź ma ustalone prawo do emerytury lub renty albo ma inny obowiązkowy tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, nie powinna być zgłaszana przez płatnika do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 1211xx, a tym samym wykazywana w imiennych raportach ZUS RCA, ZUS RZA z tym kodem. [przykład 3]

przykład 1

Ubezpieczenie tylko dobrowolne

Pracownica pobiera zasiłek macierzyński i dodatkowo podejmuje pracę na podstawie umowy zlecenia w innej firmie. Nadal jest obowiązkowo objęta ubezpiecze niami emerytalnym i rentowymi z tytułu zasiłku macierzyńskiego. Natomiast z umowy zlecenia może przystąpić do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na swój wniosek.

przykład 2

Pakiet medyczny

Pracodawca opłaca pakiet medyczny za pracownicę pobierającą zasiłek macierzyński, co wynika z regulaminu wynagradzania. Opłata miesięczna wynosi 105 zł. W tym przypadku podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tej osoby z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego stanowi tylko kwota wypłaconego zasiłku (stosunek pracy i pobieranie zasiłku to odrębne tytuły). Od wartości abonamentu nie są należne żadne składki. Załóżmy, że zasiłek za wrzesień wyniósł 3451,68 zł brutto. Pracodawca jako płatnik zasiłku musi naliczyć składki emerytalną i rentową od kwoty tego zasiłku oraz obliczyć zaliczkę na podatek zarówno od zasiłku, jak i wartości pakietu, który dla celów podatkowych stanowi przychód ze stosunku pracy.

Rozliczenie za wrzesień wygląda tak:

• przychód ze stosunku pracy: 105 zł,

• przychód z innych źródeł: 3451,68 zł.

Dochód: 3556,68 zł; po zaokrągleniu do pełnych złotych: 3557 zł

Zaliczka na podatek już po zaokrągleniu do pełnych złotych: (3557 zł × 12 proc.) ‒ 300 zł = 127 zł

Zasiłek do wypłaty: 3451,68 zł ‒ 127 zł = 3324,68 zł

Składki społeczne od zasiłku nie podlegają tu odliczeniu, bo są w całości finansowane z budżetu państwa.

przykład 3

Jakie raporty

Pracownik od 1 lipca 2022 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Poinformował pracodawcę, że od 1 do 10 października 2022 r. wykonuje pracę na umowę zlecenia. W tym czasie obowiązkowo jest objęty ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i wypadkowemu ze zlecenia. Za październik pracodawca jest zobowiązany przekazać:

• raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 121100, w którym wykazuje podstawy wymiaru i należne składki na ubezpieczenia społeczne za okres od 11 do 31 października oraz pełną składkę zdrowotną,

• raport ZUS RSA z kodem tytułu 011000, w którym wskazuje okres 1 do 10 października i kod świadczenia/przerwy 350; oznacza to, że osoba w podanym okresie nie jest objęta ubezpieczeniami z tytułu urlopu wychowawczego. ©℗

Także w przypadku osób pobie rających zasiłek macierzyński płatnik składek dokonuje zgłoszenia poprzez wykazanie ubezpieczonego w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1240xx. Płatnikami składek za osoby pobierające zasiłek macierzyński są:

• pracodawcy uprawnieni do wypłaty zasiłku,
• ZUS w stosunku do osób, którym wypłaca zasiłek macierzyński.

U czytelnika

Z opisanego wyżej stanu faktycznego wynika, że pracownica przebywała na urlopie rodzicielskim do 14 września br. Od 15 września przeszła na urlop wychowawczy. Poinformowała płatnika, że w dniach 19‒30 września wykonuje umowę zlecenia. Płatnik składek powinien złożyć za tę pracownicę za wrzesień 2022 r.:

• raport ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 311, z kwotą zasiłku macierzyńskiego za okres 1‒14 września,
• raport ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 121, z przerwą związaną z urlopem wychowawczym 15‒30 września,
• raport ZUS RSA z kodem 121100 i kodem świadczenia/przerwy 350 za okres 19‒30 września,
• raport ZUS RCA z kodem 124000 - z kwotą zasiłku macierzyńskiego i naliczonymi składkami emerytalną i rentową,
• raport ZUS RCA z kodem 121100 ‒ z podstawą wymiaru i składkami emerytalną i rentową od kwoty 3/30 podstawy wymiaru składek wynoszącej 3553,20 zł (tj. 3553,20 zł : 30 dni września × 3 dni urlopu wychowawczego = 355,32 zł) oraz podstawą wymiaru składki zdrowotnej 620 zł i kwotą składki 55,80 zł.

Raport ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 311 oraz kodem 124000 i kodem świadczenia/przerwy 350 należy umieścić na tej samej stronie formularza ZUS RSA. ©℗

W czasie urlopu wychowawczego pracownik ma prawo podjąć pracę zarobkową u dotychczasowego lub innego pracodawcy albo inną działalność, a także naukę, jeżeli nie wyłącza to możliwości sprawowania opieki nad dzieckiem.

Podstawa prawna

• art. 1862 ustawy z 26 czerwca1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)

• art. 6 ust. 1 pkt 1, 4, 5, 19, art. 9 ust. 1c, 1d, 6, art. 18 ust. 5b, 6, 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1115)

• art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 79, art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)

• rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1349)

• art. 12 ust. 1, art. 20, art. 32 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1846)