Porada
Czy konieczne jest stosowanie podpisu elektronicznego pracowników dokonujących czynności przy obiegu dokumentów księgowych
PROBLEM
Zamierzamy wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów finansowo-księgowych w systemie e-Kancelaria. Obieg dokumentów księgowych będzie wyglądał tak, że faktury, czy listy płac będą opisywane, sprawdzane, dekretowane i akceptowane elektronicznie w systemie. Dowodem poszczególnych czynności będzie nadruk z potwierdzonym imieniem i nazwiskiem użytkownika odnotowującego operacje w systemie e-Kancelaria oraz datą dokonania wpisu, co oznacza jego podpis. Szczegółową ścieżkę podpisów można wydrukować z systemu e-Kancelaria. Czy konieczne jest stosowanie podpisu elektronicznego pracowników dokonujących czynności przy dowodach księgowych?
RADA
W żadnym przypadku nie wymaga się stosowania podpisu elektronicznego dla pracowników dokonujących czynności przy dowodach księgowych.
UZASADNIENIE
Jak wynika z art. 21 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Oznacza to, jeżeli jednostka zapewnia w systemie informatycznym podpisanie akceptacji dokumentów i ten podpis można w systemie zidentyfikować, wtedy można twierdzić, że wymogi wynikające z art. 21 zostały spełnione.
art. 21 ust. 1-1a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.).
Gyongyver Takats
doktor nauk ekonomicznych SGH, redaktor naczelna Biuletynu głównego księgowego, kandydat na biegłego rewidenta z praktyką w biurze rachunkowym i firmie audytorskiej. Właścicielka biura rachunkowego. Specjalistka w tematyce międzynarodowej sprawozdawczości finansowej legitymująca się dyplomem wydanym przez ACCA. Autorka ponad 100 artykułów poradniczych z zakresu rachunkowości, trener i wykładowca
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right
-
keyboard_arrow_right